外贸 PI 和 CI 怎么用？把报价、商业发票、报关与付款凭证分开

不要先找模板，先问这份文件给谁、证明什么

客户催你发 PI 安排预付款，货代随后要 CI，你把同一个 Excel 文件改了标题就发出去。问题往往不是英文缩写没记住，而是报价数量、实际出货数量、已收款和待收款被混在同一张表里。

PI 通常用于交易前的报价与安排，CI 说明实际商业交易和货物信息，付款回单则记录资金动作。 它们可以相互关联，不能因为都写着金额就互相替代。本文核查日为 2026年11月5日，主要面向中国货物出口商，并用明确标注的境外官方资料解释通用单证概念，不把外国流程直接当成中国规定。

换汇君建议从订单开始建立一套对应关系：订单号、PI版本、正式发票号、每批出货及每笔收款。模板可以最后再选，先保证每个数字有来处。

这几份文件，分别回答不同的问题

美国商务部的出口文件指南区分了 PI、CI 与装箱单，并明确装箱单不是商业发票的替代品。这里借用的是文件用途解释；中国申报资料仍按中国海关要求办理。美国商务部：常见出口文件

国内税务发票也应另行核对。不要因为英文 Invoice 被译作“发票”，就把自己制作的 CI 当作已经满足国内开票或退税所需的全部票据。

PI 可以用于安排付款，不必等出货才有账单

美国商务部把 PI 解释为发票格式的报价，并说明买方可能用它申请进口许可、安排装运前检验、开立信用证或安排外汇付款。因此，“PI不是最终商业发票”不等于“它与付款、进口手续完全无关”。美国商务部：Pro Forma Invoice

发给客户前，应把最容易引发争议的内容写完整：买卖双方、产品规格与数量、币种和单位、单价与总额、交货地点、报价有效期、预计发货安排，以及付款节点。若使用贸易术语，确认双方理解的是同一版本及明确地点，不只留下三个英文缩写。

尤其别只写“30 days”。是收到 PI 后、发票日后、提单日后，还是验收后30天？“T/T”只表明一种付款方式，不会自动回答先付款还是先发货，也不会消除买方不付款的风险。

PI签回是否形成有约束力的订单，要结合实际条款、双方确认行为及适用法律判断。高金额或定制生产订单，不要依赖网上一句“签字就具有法律效力”省略合同核对。你可以把PI与正式合同、客户采购订单明确关联，并写清冲突时以什么文件为准，由适合的专业人员审核。

预付款不是整批货物的价值：用一笔订单看清楚

假设订单为100件产品，每件100美元，货值共10,000美元；双方约定预付30%，其余在约定节点支付，先不考虑运费、税费及银行扣费。

PI可以清楚列出订单总额10,000美元、本次应付预付款3,000美元、剩余7,000美元及相应条件。客户汇出3,000美元后，用收款记录核对这次付款，不要把PI总额改成3,000美元，让人误以为100件货只值这个金额。

如果100件一次发出，商业发票所表达的货物数量、单价与交易金额应与实际交易对应。已付预付款与尚欠余额可以另行注明或用结算表解释；不能因为“只剩7,000美元没收”，就把货物总价值只列为7,000美元。具体格式及海关计价要求请让报关与进口服务方确认。

若分两批各发50件，按假设单价，每批货值各5,000美元。预付款如何分配给两批、每批应付多少，可以由双方另行约定并列出；不要直接把最初100件的PI复制成两张都写10,000美元的CI。订单总额、批次货值和应收余额是三种口径，必须可以互相核对。

做CI时，从实际交易核对，不从旧模板猜字段

英国政府的出口发票指南列举了买卖双方、必要时的最终收货人、关联订单或PI编号、币种单价、货物数量重量、贸易术语及原产地等信息，并提醒与付款单据要求协调。这是英国出口语境的指南，可以帮助你检查遗漏，但不代替目的国规则。英国政府：制作出口商业发票

实际操作中，把核对工作分给知道真实信息的人：销售确认合同价格及客户要求，仓库确认实装数量和包装，物流确认运输信息，报关人员确认申报所需栏目与商品归类，财务确认币种、已收与待收金额。不要为了方便让任何一个人猜完所有字段。

如果买方、付款人或指定收货方不同，应保留其真实角色与依据，不要把所有名称复制成同一个。银行信息只采用经确认的本次收款指示，不能因为网友说“最好有中转行”，就自行补上一个搜索来的银行。

中国海关货物申报办事指南列有合同、发票、运输单据、装箱单等商业单据，并要求按填制规范及实际办理要求提交。是否在某一环节提交、是否适用简化安排，需按本笔业务确认；不能从“网上申报时暂时没上传”推断根本无需真实记录。中国海关：货物申报办事指南

“PI绝不能清关”和“免费样品写零”都太绝对

不同目的地、运输渠道和交易类型可能使用不同文件。UPS美国网站的通用说明就提到 commercial invoice 或 pro forma invoice；这说明不能把PI排除在所有跨境运输场景之外。普通货物销售应先按适用要求准备CI，特殊寄送再问承运人与进口方接受什么，而不是自行决定用PI替代。UPS：商业发票说明

免费样品同样不能自动等同于没有申报价值。新加坡海关的样品指南要求在未列明商业价值时向供应商取得价值信息；即使写“仅供海关估价”，也需有材料支持价值。这里适用于新加坡，不是全球样品估价公式，但足以说明“收客户零元，所以申报零元”并不可靠。新加坡海关：进口贸易样品

寄样时如实注明用途，并向对应目的地确认价值、许可证和文件要求。“No Commercial Value”不是任何商品都可免税、免证或免查验的万能字样。销售货物也不能为了少税改写成礼品或样品。

改版要留下记录，别让旧PI继续收新款

数量、价格或交期变化时，给文件加明确版本和日期，说明取代哪一版，并取得需要的确认。已发给客户、银行或货代的版本不要静默覆盖，否则财务按旧金额催款，仓库按新数量发货，最后谁都能拿出一张“正确文件”。

已经申报或交单后发现错误，应由相应经办方确认更正路径；不要自行修改PDF再假装原来如此。把更正原因、旧版、新版和通知记录放在同一订单目录。

最后验收这套文件时，用一个问题检查：另一位同事不看聊天记录，能否知道客户订了什么、实际发了多少、应付多少、已付多少、还欠多少？能回答这些，PI和CI才真正帮你做生意，而不只是两个看上去专业的标题。